Grundsätzlich erfolgt die Erstregistrierung eines Fahrzeugs im Nationalen Fahrzeugregister desjenigen Staates, der die erste Betriebsbewilligung erteilt.
Bevor in der Schweiz für neue Fahrzeuge ein Zulassungsantrag gestellt wird, müssen die benötigten Fahrzeugnummern beim BAV reserviert werden. Das BAV bestimmt auf Grund der technischen und betrieblichen Merkmale des Fahrzeugs die zwölfstelligen Fahrzeugnummern und merkt diese unter dem beantragten Halterkürzel im Register vor.
Registrierung und Kennzeichnung von Meter- und Spezialspurfahrzeugen
Haltern von Meter- und Spezialspurfahrzeugen wird ebenfalls eine Fahrzeughalterkennzeichnung (VKM) zugewiesen und diese müssen ihre Fahrzeuge mit einer Fahrzeugnummer im Schweizer Eisenbahn-Fahrzeugregister eintragen.
Am Fahrzeug selbst muss mindestens die Laufnummer (Ziffern 8 bis 11 ohne Kontrollziffer 12) angebracht werden, ausser die Fahrzeuge werden im grenzüberschreitenden Verkehr eingesetzt. In diesem Fall muss die Kennzeichnung der Fahrzeuge den Vorgaben entsprechen, die in der Anlage P Teil 2 zum Beschluss 2012/757/EU aufgeführt sind.
Gebühren
Die Reservierung von Fahrzeugnummern wie auch alle Änderungen an Dateninhalten im Schweizer NVR sind kostenlos.
Einzig für die im Schweizer Eisenbahnfahrzeugregister mit Status "in Betrieb" eingetragenen Fahrzeuge fallen Gebühren an, die vom Fahrzeughalter zu übernehmen sind. Sie richten sich nach Art. 25a der Gebührenverordnung des BAV (GebV BAV). Sie betragen CHF 2.50 pro Fahrzeug. Sie wird nicht erhoben von Fahrzeughaltern mit weniger als 20 registrierten Fahrzeugen. (Stand Juli 2023). Die Gebühren werden einmal pro Kalenderjahr durch den Registerführer ermittelt und den Fahrzeughaltern in Rechnung gestellt. Massgebend für die Berechnung ist der Fahrzeugbestand am 30. Juni vom Berechnungsjahr.
